Gerenciar conteúdo melhora a eficiência

O conjunto de tecnologias ECM (do inglês Enterprise Content Management), usado para gerir o ciclo de vida de informações não estruturadas de uma empresa, pode melhorar o processo de negócio das organizações, além de ajudar na redução de custos e no impacto ambiental do negócio, já que reduz a necessidade de impressão e uso de papéis.

O Gartner, empresa que fornece pesquisas e aconselhamento sobre tecnologia, listou seis atividades que podem ajudar as empresas a identificar processos que podem ser alterados para reduzir efeitos nocivos ao meio ambiente, e também fazendo com que a empresa seja mais ágil e eficiente.

Para isso, diz Mark Gilbert, vice-presidente de pesquisa do instituto, é preciso uma "mudança da cultura organizacional com relação à substituição do papel pelo meio eletrônico" e com isso "trazer benefícios ao meio ambiente, como economia de energia graças à diminuição de produção de papel", afirma.

Abaixo você lê as orientações do Gartner:

1. Analisar o modo como a empresa captura informações de clientes, fornecedores e prospects. Faça uma auditoria sobre os métodos utilizados para a coleta de dados. Identifique os processos que podem ser substituídos por formulários eletrônicos, reduzindo, assim, a necessidade de criar um documento em papel e também comunicações ineficientes ou redundantes.
2. Guardar arquivos em formato eletrônico apropriado. Isso diminui a necessidade de impressão de materiais para fins de armazenamento, além de facilitar pesquisas e consultas. A medida também exclui a necessidade de aquecer ou resfriar grandes compartimentos para armazenamento de papéis, reduzindo, desta forma, o consumo de energia. Segundo estimativas do Gartner, apenas 1% dos arquivos guardados fora de uma rede são acessados novamente, enquanto que, com arquivos eletrônicos, as companhias podem conservar o registro e fazer referências para muitos outros documentos através de metadados e pastas.
3. Construir Estratégias ECM. Uma organização com visão estratégica de gerenciamento de conteúdo é mais transparente e verde. Isso costuma trazer economias em hardware, armazenamento, operações e manutenções de TI.
4. Adotar outsourcing de ECM. Organizações que terceirizam ECM podem se tornar mais eficientes, pois otimizam o uso da infra-estrutura de TI, o que, por sua vez, resulta em menor consumo de energia.
5. Otimização de processos com CEVAs. Organizações que exploram conteúdo ativo de aplicações verticais (do inglês CEVAs - Content-enabled vertical applications) economizam dinheiro e papel, já que isso automatiza processos complexos que previamente necessitam de profissionais para administrar manualmente documentos impressos. Isso reduz o custo de manipulação e otimiza o resto do trabalho, permitindo melhor processo de controle e análise.
6. Explorar comunicação digital com clientes, fornecedores e prospects. O custo disso é bem menor do que utilizar papéis.