Decisões "just in time"

Durante anos, as decisões eram tomadas desta forma, naquela confecção nascida de uma máquina de costura doméstica. Período durante o qual a população urbana crescia, propiciando a um só tempo não só o incremento no volume de dinheiro circulante, como a crescente disponibilidade de clientes e de moças habilidosas no trabalho de costura à máquina, em decorrência de terem praticado em casa desde meninas, quer seja costurando as roupas das
pessoas da família, como das "de fora" (como costumavam dizer).

Novas lojas de roupas eram inauguradas regularmente. Todas as matérias primas eram abundantes. E o patrão dominava todas as competências, desde a manutenção das máquinas e equipamentos de produção até a avaliação financeira.

Hoje a placa anunciando "precisa-se de costureira com prática" está desgastada pelo tempo de exposição, o volume de candidatas com as devidas habilidades é muito menor, o número de concorrentes cresceu, a qualificação dos concorrentes se aperfeiçoou enquanto o patrão tenta salvar as aparências, dando a impressão de tomar decisões "just in time".

Mas o que seria uma decisão que merecesse este "rótulo"?

A expressão "just in time" pode ser interpretada como equivalente a "sem faltar nem sobrar" e está associada à noção de que todos os movimentos realizados na empresa têm seu custo calibrado de acordo com a sintonia com o tempo de mercado. Isto aponta para um perigo: os recursos, práticas e critérios se tornam obsoletos, mas nem sempre os envolvidos notam, uma vez que o Humano tem apego aos hábitos e procura mantê-los mesmo quando já não
tem valor.

Uma das frases indicadoras da obsolescência de um conjunto de práticas é aquela proferida diante da sugestão de mudança: "Nós crescemos agindo desta forma e não é agora que vamos mudar!".

Isto geralmente identifica uma situação que requer decisões estratégicas, decisões capazes de alterar a estrutura, ou seja, as rotinas de todos, quer sejam estes Gestores ou Operacionais, antes que o volume e a complexidade dos problemas vivenciados supere o volume e o alcance de suas soluções.

O grande risco é o cultivo das "decisões amanhecidas", aquelas que teriam sido excelentes se tivessem sito tomadas ontem ou no ano passado. Tanto faz,pois não faz diferença se você perdeu o voo do seu avião por ter chegado cinco minutos ou cinco horas após a sua partida.

Assim, o dono da confecção poderia ter investido na modernização dos seus equipamentos produtivos, em pesquisa de mercado, na preparação de profissionais competentes não só no âmbito operacional, como no de gestão,de maneira a poderem contribuir adequadamente tanto na hora de decidir como de fazer. Capital & crédito não lhe faltaram, mas ele preferiu apostar que os negócios voltariam ao normal. Agora a oportunidade de tomar decisões ´just in time" se foi. O que sobrou? O arrependimento e a impossibilidade de aproveitar as lições deste aprendizado para promover a saúde da empresa.

Mas os outros empresários podem aprender com o seu fiasco.

Primeiro: não insistindo num sistema de seleção de pessoas quando este se demonstrou obsoleto na medida em que não é capaz de trazer as competências necessárias no melhor prazo possível. Se é isto que começou a acontecer agora, faça o investimento necessário para aperfeiçoar os sistemas de seleção, treinamento, remuneração, envolvimento e avaliação.

Segundo: promovendo a identificação e análise clara dos problemas prioritários, a fim de expor e eliminar suas causas com o apoio das competências dos outros, a fim de que cada um aprenda a tomar decisões (tanto sozinhos como em consenso) dentro de suas áreas de atuação; e
implementar as ações com responsabilidade e sem medo de ouvir frases idiotas do tipo: "Você não usou o bom senso!" que promovem o medo e a dependência.

Terceiro: detectando os preconceitos e crenças rançosas (tanto as próprias quanto as dos outros) antes que estas provoquem a estagnação da empresa diante de um mercado que não tem dono nem parada, pois toda e qualquer ideia que não seja testada permanentemente pode se transformar em veneno para empresa, consumindo (em primeiro lugar) o seu bem mais precioso, o tempo. E,depois, os outros recursos e a esperança de melhora.

E, finalmente, promovendo a organização de um banco de dados e critérios que sirva de base não só para analisar tendências, identificar problemas e avaliar se as soluções implementadas foram eficazes. Só assim as decisões "just in time" podem ocorrer de fato.

Sempre lembrando: os venenos mais perigosos não tem sabor ruim nem provocam reação imediata, mas consomem lentamente as energias da empresa, pois a tolerância a estes cresce a cada dia até se transformar em indiferença.

Sebastião de Almeida Júnior, consultor na área de Desenvolvimento Gerencial & Organizacional desde 1987 e Professor convidado do Instituto de Economia da UNICAMP, autor de seis livros sobre temas empresariais.